Factura electrónica

La transformación digital abarca todas las áreas empresariales (marketing, ventas, atención al cliente, etc.), incluyendo la gestión de facturas en tu negocio. Conoce los beneficios del software de facturación electrónica.

Avanzando hacia una contabilidad digital

Durante años, la creación de facturas en papel ha sido un proceso tedioso y monótono, consumiendo tiempo valioso y desviando la atención de tareas más importantes para el negocio. Con el avance tecnológico, las facturas se han digitalizado y su elaboración puede automatizarse mediante aplicaciones de facturación electrónica, lo que representa un cambio hacia la simplicidad y adaptación a las tecnologías emergentes. Agilizar los procesos de tramitación, incluyendo el cobro, y minimizar los errores humanos son solo algunas de las ventajas por las que todas las empresas deberían optar por programas de facturación electrónica al generar este tipo de documentos.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica se define como aquella emitida y recibida en formato digital, y está regulada por el artículo 9 del Real Decreto 1619/2012, del 30 de noviembre, que establece el Reglamento de las obligaciones de facturación. Toda factura, ya sea electrónica o en papel, debe asegurar: Legibilidad, facilitada, por ejemplo, por el software de facturación electrónica seleccionado para elaborar la factura. Autenticidad de su origen. Integridad del contenido, asegurando que no ha sido modificado ni manipulado. De acuerdo con el Reglamento de obligaciones de facturación, la emisión de la factura electrónica está condicionada a que el destinatario otorgue su consentimiento.

¿Qué tipos de facturas electrónicas existen?

Esencialmente, podemos distinguir dos tipos de facturas electrónicas: Aquellas con formato estructurado: Estas pueden generarse automáticamente mediante un software de facturación electrónica y se envían utilizando medios electrónicos. Aquellas sin formato estructurado: Estas consisten en imágenes en formatos como PDF, JPG o TXT, lo que requiere la intervención de alguien que las gestione manualmente en el programa de facturación electrónica del receptor.

¿Cómo emitir una factura electrónica?

Para emitir facturas electrónicas, puedes utilizar un software que las genere automáticamente según los parámetros establecidos. Los pasos a seguir incluyen: Preparación: El encabezado debe contener la palabra "factura", la fecha, el número, y la identificación del emisor y receptor (nombre, dirección y NIF). Además, debe incluir el concepto, el importe a pagar, los impuestos aplicables y el total. Creación: Con un programa de facturación electrónica, podrás emitir la factura con todos los datos requeridos por la ley y guardar el documento. Se recomienda incluir una firma electrónica para garantizar su autenticidad e integridad. Envío: Puedes enviar la factura electrónica por correo electrónico o subirla a un sitio web donde cada cliente pueda descargarla con claves personales. Conservación: Debes guardar copias de las facturas emitidas en caso de que sean necesarias en el futuro (por ejemplo, si la Agencia Tributaria solicita copias durante una inspección). La factura debe emitirse al momento de realizar la operación, pero si se llevan a cabo actividades periódicas, es posible incluir varias operaciones realizadas en un plazo determinado (un mes) en una sola factura para un mismo cliente. Estas facturas se conocen como recapitulativas. Solo puede haber un original de cada factura; si el destinatario pierde la factura enviada, se le puede reenviar, pero debe indicarse en la factura la palabra "duplicado".